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Datenübertragung nach Odoo mit Zapier

Seit wenigen Monaten betreibe ich diesen kleinen Blog, wo ich über aktuelle Digitalisierungsthemen und -trends aufmerksam mache, vor allem aber Odoo Tipps und Tricks teile. 

Einer der meistgelesenen Beiträge ist dieser:  
Systemintegration made easy - so verknüpfst du Odoo mit anderen Systemen. 

Es scheint also, als gäbe es Bedarf an einfachen Integrationsmöglichkeiten aus Fremdsystemen :)

Da mich diesbezüglich auch mehrere Nachrichten auf LinkedIn bzw. per Mail erreicht haben, möchte ich heute etwas konkreter auf dieses Thema eingehen und die aus meiner Sicht einfachste Möglichkeit zeigen, um Daten von anderen Apps und Tools nach Odoo zu übertragen --> und zwar via Zapier.

Noch nie von Zapier gehört? Hierbei handelt es sich um eine Workflow Automation Platform, die eben den einfachen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen ermöglicht.

Neben Zapier sind Make.com und IFTTT.com die bedeutendsten Workflow Automation Plattformen. Bevor du dich für eine der Plattformen entscheidest, überleg dir deine Use Cases und recherchiere, ob die Tools von der jeweiligen Plattform unterstützt werden. Nicht alle Plattformen bieten Schnittstellen für alle Tools an.


Ich zeige heute ein ganz einfaches Beispiel, indem ich Daten von einem Google Formular in meine Odoo Datenbank übertrage. Konkret habe ich ein Leadformular als Google Formular angelegt. 

Wird dieses befüllt, soll automatisch ein Lead in Odoo erzeugt werden. 

Also, auf in die Umsetzung!


Schritt 1) Anmeldung bei Zapier

Auf www.zapier.com lege ich mir einen kostenlosen Zapier Account an. 

Nach der Registrierung klicke ich auf "Create" um meinen ersten "Zap" anzulegen.


Ein "ZAP" bildet den eigentlichen Workflow ab. Darin werden eben sämtliche Einstellungen vorgenommen um Daten von A nach B zu senden 


Meine Zapier Startseite. Hier kann ich mit "Create" meinen ersten "Zap" anlegen


Schritt 2) Google Forms Konfiguration

Mit Klick auf "Add a trigger" kann nun Google Forms gewählt werden. 

Als Event wähle ich "New Form Response", sodass bei jeder neuen Antwort ein neuer Lead in Odoo erstellt wird.

Nachdem ich im Abschnitt Account meinen Google Account verbunden habe, sehe ich direkt alle Google Formulare. 

Ich wähle das "Leadformular" aus, dass ich zuvor erstellt habe.

Abschließend testet ich meinen Trigger und widme mich dann der Anbindung an Odoo.


Schritt 3) Odoo Konfiguration 

Mit Klick auf "Action" kann ich "Odoo ERP Self Hosted auswählen und "Create Lead/Opportunity" als Event selektieren.


An der Stelle kann ich aus vorgegebenen Aktionen wählen, aber mittels "Create Record" jedes x-beliebige Datenmodell in Odoo ansprechen. Also auch all jene, die nicht in der Vorauswahl sind.



Auswahl des Events: neben vordefinierten Events kann mit "Create Record" jedes beliebige Datenmodell in Odoo angesprochen werden

Im nächsten Schritt verbinde ich meine Odoo Datenbank, indem ich die Serveradresse, einen Benutzernamen und ein Passwort angebe.


Durch Eingabe der Serveradresse, des Benutzernamens und des Passworts kann die Verbindung zu Odoo hergestellt werden

Nach dem erfolgreichen Verbindungsaufbau zu Odoo, werden automatisch alle Felder angezeigt, die ich mit den Informationen aus meinem Google Formular befüllen kann.

Da mein Leadformular nur aus einem Namensfeld, einer E-Mailadresse und der Info zur Unternehmensgröße besteht, weise ich diese Daten den jeweiligen Feldern in meiner Odoo Datenbank zu. Da es für die Unternehmensgröße kein explizites Feld gibt, verwende ich die "Notes"


Field Mapping: ich weise die Google Forms Felder meiner Odoo Datenbank zu und gebe somit bekannt, welche Information aus dem Formular in welchem Feld in Odoo stehen soll


Nach einem Probelauf in Zapier veröffentliche ich den "Zap" und wechsle zu meinem Google Formular. 


Nachdem ich das Formular befüllt und abgeschickt habe, dauert es bis zu 60 Sekunden bis ich meinen Lead dann im CRM Tool von Odoo verfügbar habe.



Mein eingangs erstelltes Leadformular, dass z.B. auf einer Messe von Interessenten befüllt werden kann.


Tadaa... hier ist mein neu angelegter Lead.


Sämtliche Informationen werden an Odoo übergeben und als Lead angezeigt


Wie schon weiter oben erwähnt: das ganze eignet sich für wesentlich aufregendere Anwendungsfälle, z.B. um Verkaufsaufträge anzulegen, Tasks in Projekten anzulegen, Kontakte von Hubspot nach Odoo übertragen usw... Die Einsatzmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt und quasi jedes gängige Softwaretool kann so mit Odoo verbunden werden!

Beachte aber, dass mit steigender Komplexität andere Möglichkeiten zur Datenübertragung sinnvoller sein können, z.B. die Eigenentwicklung einer kleinen Schnittstelle. Mehr darüber erfährst du hier!


Wenn du Fragen hierzu hast, kontaktiere mich gerne per Mail, schick mir eine Nachricht über das Kontaktformular oder schreib mir auf WhatsApp





in Odoo
Systemintegration made easy - so verknüpfst du Odoo mit anderen Systemen