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Meine persönlichen TOP 5 Tipps für ein effizientes ERP-Projektmanagement

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist ein komplexer Prozess, der das gesamte Unternehmen betrifft. Kaum eine Abteilung, die nicht von einer ERP-Systemumstellung betroffen ist. Entsprechend wichtig ist es, dass die verantwortlichen Personen für ein effizientes Projektmanagement sorgen. Im Laufe meiner beruflichen Karriere habe ich fünf Punkte hinsichtlich des Projektmanagements von ERP-Projekten identifiziert, die absolut entscheidend sind, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann. 

  1. Klare Zieldefinition und Anforderungsanalyse: Ein effizientes Projektmanagement beginnt mit einer klaren Zielsetzung. Definiere genau, welche Ziele das neue ERP-System erreichen soll und welche spezifischen Anforderungen es erfüllen muss. Die Zieldefinition kann jedoch nicht alleine im stillen Kämmerlein passieren. Vielmehr ist es wichtig, dass dabei die Bedürfnisse und Prozesse aller beteiligten Abteilungen berücksichtigt werden. Abteilungsübergreifende Gespräche verhindern spätere Missverständnisse und teure Änderungen im Verlauf des Projekts. 
    Wichtig: die meisten Probleme in ERP-Projekten treten bei der Übergabe eines Prozesses an eine andere Abteilung auf.

  2. Ganzheitliche Projektplanung: Erstelle direkt zu Beginn einen detaillierten Projektplan, der alle Phasen der ERP-Einführung abdeckt. Berücksichtige dabei Meilensteine, Ressourcen, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten. Eine ganzheitliche Projektplanung hilft dabei, das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen zu halten und Risiken frühzeitig zu erkennen. Wichtig: jede Stunde die du zu Beginn des Projekts mehr in die Planung investierst, kann dir später Tage bzw. Wochen an Mehrarbeit ersparen!

  3. Einbindung der Mitarbeiter und Change Management: Die Akzeptanz und Zusammenarbeit der Mitarbeiter sind entscheidend für den Erfolg der ERP-Einführung. Führe frühzeitig Change Management-Maßnahmen durch, und achte darauf, dass du regelmäßig mit allen Stakeholdern kommunizierst. Bemerkst du Widerstände oder nimmt das Engagement des Teams ab, hat es oberste Priorität, dass du dich darum kümmerst. Nur wenn alle an einem Strang ziehen, kann das Projekt erfolgreich sein. Alleine bekommst du das Projekt nicht geschaukelt.

  4. Auswahl des richtigen ERP-Systems und Implementierungspartner: Die Wahl des passenden ERP-Systems ist von zentraler Bedeutung. Schau dir verschiedene Anbieter und System an und teste einzelne Prozesse selbständig in einer Demo-Umgebung. Mach dich vertraut mit der Benutzeroberfläche des jeweiligen Tools, lass dir aber auch die Arbeitsweise des potentiellen Implementierungspartners genau erklären. 
    Wichtig: achte darauf, dass das Partnerunternehmen bereits Projekte in deiner Branche (oder verwandten Branchen) umgesetzt hat. Lass dir Referenzkunden nennen und greif zum Telefonhörer, um dich dort über den Implementierungspartner zu informieren.

  5. Kontinuierliches Monitoring und Evaluierung: Das Projekt endet nicht mit der Systemeinführung. Implementiere ein kontinuierliches Monitoring und Evaluierungsverfahren, um den Erfolg des ERP-Systems zu überprüfen. Sammle Feedback von den Nutzern, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale zu nutzen. Eine stetige Anpassung und Optimierung des Systems gewährleistet eine langfristige Effizienzsteigerung. In der Praxis hat sich auch immer wieder gezeigt, dass vor allem neue Mitarbeiter tolle Inputs liefern können. Sie haben den direkten Vergleich zum System des vorigen Arbeitgebers und können klar benennen, an welchen Stellen das jetzige System besser bzw. komplizierter funktioniert als es sein müsste!

Eine ERP-Einführung ist ein komplexes Projekt das die Anstrengung vieler Personen braucht. Umso wichtiger ist es, dass du als IT-Entscheidungsträger für funktionierende Prozesse und ein effizientes ERP-Projektmanagement sorgst. Sei dir aber auch bewusst, dass nicht alles planbar ist und es zu schwierigen und unvorhergesehenen Situationen kommen wird. Lass dich davon nicht aus der Ruhe bringen. Besprich dich im Team, greife auf deine Erfahrungswerte aus vergangenen IT-Projekten zurück und triff dann eine Entscheidung. 

Viel Erfolg bei der Umsetzung deines ERP-Projekts! 

P.S.: Zu Punkt 4 - zur Auswahl des Implementierungspartners - hab ich noch einen eigenen Artikel verfasst. Diesen findest du hier!


Foto von Jason Goodman auf Unsplash

Darauf solltest du bei der Auswahl deines ERP-Implementierungspartners achten