Just another Project Management Tool?! Das denken sich wohl einige, wenn sie das erste Mal von der Projekte App in Odoo hören. Und ja, wenn du hier Funktionen erwartest, die die Welt noch nicht gesehen hat, muss ich dich enttäuschen. Die App selbst macht was man sich von einem modernen Projektmanagement-Tool erwartet. Nicht mehr aber auch nicht weniger.
Um die Funktionen der Projekte App in der Open-Source-Software Odoo soll es hier aber nicht gehen. Zumindest nicht direkt. Vielmehr möchte ich auf das "Rundherum" eingehen. Ich möchte auf Dinge eingehen, die vor oder während der Projektarbeit anfallen, aber nicht direkt auf die Erreichung des Projektziels einzahlen.
Das Ziel meines neuesten Blogbeitrags: ich möchte das dir mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit bleibt und du deine kostbare Zeit für die Arbeit mit dem Kunden nutzen kannst.
Soweit die Theorie. So könnte das dann in der Praxis aussehen:
- Aus dem Verkaufsauftrag heraus erstellst du direkt Projekte und Tasks
- die auf das Projekt aufgewendeten Stunden deiner Mitarbeiter lässt du direkt auf den jeweiligen Task im Projekt buchen
- Rechnungen für die Zeitaufwände erstellst du direkt aus der Projekte App heraus
- das Projekt - Reporting berücksichtigt interne Kosten und Materialaufwendungen, sodass du auf einen Blick die Rentabilität des Projekts bestimmen kannst
- Statusberichte für den Kunden und/oder für Vorgesetzte kannst du direkt erfassen, sodass auch hier die Kommunikation gewährleistet ist
Aber alles der Reihe nach!
Angebot bzw. Verkaufsauftrag erstellen
Yeah! Ein Kunde hat sich über das Kontaktformular auf deiner Odoo-Website gemeldet. Er wurde durch einen spannenden Blog-Beitrag auf dich aufmerksam und möchte nun ein Angebot für die Odoo-Implementierung bekommen!
Die dafür erforderlichen Auftragspositionen haben wir bereits im System angelegt. Da der Ablauf jeweils sehr ähnlich ist und sich nur die Stundenzahl verändert, greifen wir auf eine Angebotsvorlage für das Implementierungs-Projekt zurück! So sparen wir viel Zeit bei der Angebotslegung und können auch nichts vergessen :)
Nachdem das Angebot fertig befüllt ist, erhält der Kunde das Angebot als PDF, aber auch einen Link zum Kundenportal - der in Odoo integrierten digitalen Verkaufsansicht. Dort kann der Kunde sein Angebot einsehen, digital signieren und somit akzeptieren oder aber auch Fragen oder Rückmeldungen hinterlassen, die dann direkt zum Verkaufsmitarbeiter zugestellt werden! Sofern ein Bezahldienst angebunden ist, kannst du auch die (Teil-)Zahlung über das Kundenportal empfangen!
Gratulation! Der Kunde hat dein Angebot akzeptiert und unterzeichnet. Durch seine digitale Signatur wird automatisch ein Statuswechsel von "Angebot" in "Verkaufsauftrag" durchgeführt und im Hintergrund wird das Projekt mit den erforderlichen Tasks angelegt. Wir können natürlich weitere Tasks manuell hinzufügen. Die Grundstruktur wird aber anhand unseres Projekttemplates standardmäßig angelegt und wir können direkt in die Planung und Umsetzung gehen!
Zeiterfassung
Der erste Task in unserem Projekt steht an. Wir bereiten den Server für unseren Kunden vor. Für diese Aktivität haben wir im Angebot 8 Stunden kalkuliert. Die tatsächlich aufgewendete Zeit wollen wir natürlich protokollieren.
Dies kann der zugewiesene Mitarbeiter im Reiter "Zeiterfassung" machen. Wenn der Verkaufsauftrag richtig gesetzt ist, wird dies in weiterer Folge direkt in die Abrechnung aufgenommen! Dazu aber etwas später!
Nachdem weitere Tasks abgeschlossen wurden, öffnen wir die Gesamtübersicht der geleisteten Stunden. Diese Übersicht können wir exportieren und der Rechnung beifügen, damit der Kunde einen transparenten Überblick über die geleisteten Stunden hat. Apropos Rechnung --> diese erstellen wir mit wenigen Mausklicks direkt aus dem Auftrag heraus!
Rechnungserstellung
Nachdem alle Stunden sauber auf den Tasks gebucht wurden, können wir aus dem dazugehörigen Verkaufsauftrag die Monatsrechnung für das vergangene Monat erstellen. Dazu klicken wir auf den Button "Rechnung erstellen" im Verkaufsauftrag und geben den Zeiterfassungszeitraum an. Da wir alle angefallenen Stunden vom Juli verrechnen wollen, wählen wir als Abrechnungszeitraum den 1. Juli - 31. Juli.
Die Rechnung geht dann direkt aus dem System per E-Mail an den Kunden. Durch die Direktanbindung an unsere Bank sehen wir auch direkt wann die Rechnung bezahlt ist.
Sollte der Kunde eine Zahlungsfrist übersehen haben, versenden wir nach einem vorgegebenen Zeitraum eine automatische Zahlungserinnerung!
Finanzreporting & Statusupdate
Ein guter Projektmanager hat natürlich auch die Projektrentabilität im Blick. Wie viele Stunden wurden angeboten, wie viele Stunden wurden tatsächlich aufgewendet. Was musste zu welchem Preis zugekauft werden und zu welchem Preis konnten wir das dem Kunden weiterverrechnen...
In Odoo geht es super easy den Überblick zu bewahren! In den Projektaktualisierungen bekommst du eine Übersicht zu allen zum Projekt zugewiesenen Verkaufsaufträgen, zu den Beschaffungsaufträgen usw. Wenn du auch deine internen Kosten in den Stammdaten definiert hast, siehst du im unteren Bereich der rechten Spalte die konkrete Rentabilität.
Grün: alles in Ordnung. Rot: deine Ausgaben übersteigen deine Einnahmen. Hier besteht Handlungsbedarf!
Siehst du den Button "Neu" links oben im Eck?! Hier kannst du Statusupdates pflegen, um so dein wöchentliches oder monatliches Reporting in Richtung des Kunden oder zu deinem Vorgesetzten zu erledigen! Auch hier signalisiert ein Ampelsystem, ob alles OK ist im Projekt oder ob aktuell Risiken vorliegen, die das Projekt gefährden!
Hab ich schon erwähnt, dass Odoo auch ein Dokumentenmanagement bietet, wo du projektrelevante Dokumente ablegen und mit internen und externen Ansprechpartnern teilen kannst? Alle Funktionalitäten dieser App würden den Rahmen sprengen! Ich werde aber in Kürze dazu einen weiteren Blog-Beitrag veröffentlichen! Stay tuned!
Wie du siehst bietet Odoo viele nützliche Tools zur Projektabwicklung. Die Projekte App selbst bietet alle Funktionalitäten, die man sich von einer Projektmanagementlösung wünscht. Der große Vorteil ergibt sich durch die nahtlose Integration in andere Odoo Apps.
Du hast in diesem Beitrag die Verkaufs App kennengelernt, wo du mittels Angebotsvorlagen und dem Kundenportal einen schlanken, digitalisierten Vertriebsprozess vorfindest.
Mit der Zeiterfassung auf Projektebene und der daraus resultierenden Option zur automatischen Rechnungslegung, kannst du deine Abrechnung optimieren. Eine rasche Rechnungslegung bedeutet, dass du das Geld auch schneller am Konto hast, was sich wiederum positiv auf deinen Cash-Flow auswirkt.
Controlling & Reporting erledigen wir direkt in der Projekte App von Odoo. Auch hier bietet dir das System super einfache Möglichkeiten.
Du hast noch Fragen oder Anmerkungen zur Projektverwaltung oder planst Odoo bei dir im Unternehmen einzusetzen? Melde dich gerne jederzeit bei mir! Ich freu mich auf deine Nachricht!