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Odoo Go-Live-Countdown: Deine Schritt-für-Schritt-Checkliste für den Tag X

Es ist Juni 2024 - Anfang Juli steht der Go-Live in zwei von meinen Kundenprojekten an.


Auch wenn ich den Job mittlerweile doch recht lange mache und viele ERP-Projekte begleitet bzw. geleitet habe, ist die Zeit vor dem Go-Live doch immer recht intensiv und aufregend. 


Vor allem dann, wenn die Finanzbuchhaltung Teil der ERP-Einführung ist. 


Passieren hier Fehler, sind die meist schwer zu korrigieren. Vor allem aber können diese negative Auswirkungen auf das gesamte Business des Unternehmens haben. Auch rechtliche Folgen sind nicht ausgeschlossen, vor allem wenn die Steuerberechnung nicht korrekt funktioniert und entsprechend falsche Kennzahlen ans Finanzamt übermittelt werden. 


Damit die Umstellung möglichst smooth und fehlerfrei über die Bühne geht, hab ich mir in den letzten Jahren eine Checkliste erstellt, wo ich Schritt für Schritt die einzelnen Schritte für einen erfolgreichen Go-Live beschreibe. 


Diese persönliche Checkliste möchte ich heute mit dir teilen! Wenn du diese als PDF bekommen möchtest, schick mir gerne eine Nachricht

  

***bis spätestens 1 Monat vor Go-Live***

 

Allgemeine Einrichtung der Finanzbuchhaltung 

  • Kontenrahmen (Chart of Account) importieren bzw. anpassen:
    • Österreich: Einheitskontenrahmen 2010 (EKR2010) bzw. 
    • Deutschland: SKR03 oder SKR04 für deutsche Kunden anpassen

  •   Sequenzen für Dokumente (Rechnungen, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen, Journalbuchungen) überprüfen und ggf. anpassen

  • Dokumentenlayout, Rechnungsvorlage, E-Mail-Vorlagen und Finanzberichte einrichten

  • Geschäftsjahresende, Steuererklärungsperiodizität und Rundungsmethode festlegen

  • Standardkonten in den Buchhaltungseinstellungen überprüfen, z.B. Konten für Wechselkursdifferenzen, Skontoerträge- bzw. Verluste usw.

  • Mahnstufen konfigurieren

  • IncoTerms checken und ggf. ergänzen

  • Bank- und Kreditkartenjournale erstellen
    • für jedes Bankkonto eigenes Journal konfigurieren und Import festlegen (manuell via camt-Files oder automatisch mit Saltedge oder Ponto)

Import von Kontakt- und Produktstammdaten 


  • Kontakte: Kunden, Lieferanten, Zahlungsbedingen, Steuer-ID und weitere Kontaktstammdaten importieren --> Datenbereinigung und Datenharmonisierung mit Data Cleaner, um z.B. Leerzeichen aus Namen und Telefonnummern zu eliminieren

  • Produkte: Namen, Artikelnummer, zugehörige Lieferanten + Lieferantenpreise, Steuerposition, Gewicht, Größe und sonstige Produktspezifische Informationen importieren

  • Produktkategorien (falls in Verwendung) --> Bestandskosten und Bewertungsmethoden definieren


***1-2 Wochen vor dem Go-Live***


Code & Feature Freeze

  • Entwicklungen abschließen, finales Produktiv-Server Update durchführen & keine Änderungen mehr an Konfiguration und am Code vornehmen


Export- Importaktivitäten vom IST-System nach Odoo

  • Eröffnungsbilanz testweise exportieren aus IST-System und Import in Odoo
    • Konten stichprobenartig kontrollieren bzw. mit IST-System vergleichen
    • USt. Buchungszeilen kontrollieren

  • OP-Liste testweise exportieren aus IST-System und Import in Odoo

  • Lagerbestand testweise exportieren aus IST-System und Import in Odoo

  • Endusertrainings abschließen & nochmals Zuständigkeiten/Verantwortlichkeiten besprechen + abschließend per Mail versenden 

***1Tag vor dem Go-Live***


Arbeiten im IST-System abschließen & Exports durchführen

  • Soweit möglich sämtliche Transaktionen im IST-System abstimmen   
  • offene Kunden- und Lieferantenrechnungen exportieren
  • Lagerbestand exportieren
  • Kontaktstammdaten und Produktstammdaten exportieren (mindestens die Differenzen seit dem letzten Import)


***Go-Live***


  • Offene Rechnungen importieren
  • Lagerbestand importieren
  • Kontaktstammdaten und Produktstammdaten importieren
  • Bankauszüge importieren
  • Eröffnungsbilanz importieren: dies kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen --> Abstimmung ist jedoch erst nach dem Einspielen möglich
  • testen, testen, testen


Diese Checkliste, die ich selbst in meinen Kundenprojekten verwende, hilft mir stets den Überblick zu behalten und alle wichtigen Schritte für einen erfolgreichen Go-Live zeitgerecht durchzuführen. Über all die Jahre habe ich auch noch diverse Import-Templates erstellt, die mir beim Import der Kontakte, der Produkte, der Lagerbestände, der Eröffnungsbilanz usw. helfen. Schreib mir gerne eine Nachricht wenn du diese Templates benötigst. Gerne sende ich dir diese zu.

Viel Erfolg bei deinem nächsten Go-Live!



Foto von cottonbro studio: https://www.pexels.com/de-de/foto/mann-buro-drinnen-mannschaft-7438101/

Datenübertragung nach Odoo mit Zapier