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KI im Projektmanagement: Wie ich Künstliche Intelligenz nutze, um meine Effizienz zu steigern

"Wenn du 90% deiner Arbeitszeit vor dem Bildschirm verbringst, solltest du dir ernsthaft Gedanken um deinen Job machen". 

Diesen Satz hab ich vor wenigen Wochen in einem Podcast zum Thema "Künstliche Intelligenz" gehört. 

Und ja, ich mache mir seit vielen Monaten ernsthafte Gedanken um meinen Job aufgrund der aktuellen Entwicklungen im KI-Bereich. 

Dabei treibt mich aber nicht die Sorge an, dass mir die KI die Arbeit wegnehmen könnte. Vielmehr beschäftigt mich die Frage, wie KI meinen Alltag effizienter machen kann. 

Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, habe ich eine Liste mit den Dingen gemacht, die ich den lieben langen Tag in meinem beruflichen Alltag so tue. Anhand dieser Liste hab ich mich auf die Suche nach nützlichen KI-Helfern gemacht.  

Nach intensiver Recherche habe ich vier (mittlerweile unverzichtbare) KI-Tools in meinen Arbeitsalltag integriert:

  1. ChatGPT: Für User Stories, Workshops, Reports, E-Mails, Dokumentationen und Stakeholder-Management nutze ich ChatGPT mittlerweile täglich. Es hat zu Beginn etwas gedauert, bis meine Prompts so gut waren, dass sie das gewünschte Ergebnis geliefert haben. Mittlerweile hat es meine Effizienz aber erheblich gesteigert.

    Zeitersparnis: 8-10 Stunden/Monat
    Kosten: 20 Euro/Monat

  2. Loom: Beinahe täglich erstelle ich Kurzvideos zu Odoo-Funktionen, zur Präsentation von Entwicklungstasks uvm. Diese Videos schicke ich an meine Kunden, die dadurch mitverfolgen können, wie die Funktionen und Prozesse funktionieren. Looms KI-Funktionen wie Transkriptionen, Zusammenfassungen und vieles mehr sind dabei mittlerweile absolut unverzichtbar und großartig, um das visuell gezeigte auch schriftlich festzuhalten.

    Zeitersparnis: 8-10 Stunden/Monat
    Kosten: ca. 10 Euro/Monat

  3. Fireflies: Ein großartiges Tool für Meetings. Es transkribiert das gesamte Meeting, erstellt präzise Zusammenfassungen und Action Items, wodurch die manuelle Protokollierung entfällt. Meine absolutes Lieblings-Tool im Moment. 

    Zeitersparnis: 10 Stunden/Monat
    Kosten: 10 Euro/Monat

  4. Miro: Für Brainstormings und Prozessabbildungen ist Miro, besonders mit KI-Integration, mein Favorit. Auch wenn die KI noch nicht perfekt ist, spart sie dennoch wertvolle Zeit.

    Zeitersparnis: 4-5 Stunden/Monat
    Kosten: free (aktuell reicht mir die kostenlose Version noch für meine Anwendungsfälle)

Die Integration von KI-Tools in meinen Alltag sehe ich als äußerst positiv. "Lästige" und zeitaufwendige Aufgaben kann ich an die KI auslagern, was mir erlaubt, mich stärker auf strategische Aspekte zu konzentrieren und meinen Kunden einen besseren Service zu bieten. Die eingesparte Zeit schont zudem das Projektbudget. Die anfängliche Einarbeitung in das Thema hat sich mehr als gelohnt, und ich freue mich darauf, den Einsatz von KI weiter auszubauen.


Bildquelle: Dall-E :)

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