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5 Maßnahmen für ein gelunges Change-Management

In den über 20 Jahren, in denen ich nun bei IT-Projekten mitarbeiten bzw. diese leiten darf, lernt man neben all den technischen Fertigkeiten vor allem eines: zu kommunizieren. Vor allem bei ERP Einführungen herrscht unter Mitarbeiter:innen eine große Unsicherheit. Diese Unsicherheit gilt es aufzugreifen und ernst zu nehmen. Wie man am besten mit solchen Unsicherheiten im Team umgeht, wie man Veränderungen in Unternehmen orchestriert und wie die Mitarbeiter bestmöglich in Veränderungsprozesse eingebunden werden, damit beschäftigt sich das Change-Management! 

Übrigens: zur Bedeutung vom Change-Management in ERP Projekten hab ich einen Blog-Artikel verfasst. Diesen findest du hier!

Vor geraumer Zeit durfte ich ein ERP Projekt in einem Unternehmen leiten wo sehr viele Maßnahmen für ein gelungenes Change-Management durchgeführt wurden. Einige dieser Maßnahmen möchte ich euch hier vorstellen:

  • Nach dem der Geschäftsführer die Entscheidung getroffen hat, in seine ERP Landschaft zu investieren und die Softwarelandschaft zu modernisieren, informierte er die Belegschaft über die geplante Umstellung. Also noch bevor ernsthaft mit Lieferanten über die Auswahl eines ERP System verhandelt wurde, wussten die Mitarbeiter Bescheid und erfuhren aus erster Hand über die Beweggründe zum Wechsel. Es wurde aber auch klar was man sich durch eine solche Umstellung erhofft und erwartet. 

  • Aus jeder Abteilung wurde ein Key-User ernannt, der die Interessen der jeweiligen Abteilung vertritt. Bei der Auswahl der Key-User wurde darauf geachtet, dass die Mitarbeiter lange genug im Unternehmen waren, um alle Prozesse zu verstehen. Wichtig war aber auch, dass die Person generell ein gutes Standing im Team genießt und er/sie aber auch offen für Veränderungen ist. 

  • Bereits in der Vergangenheit wurde einmal im Monat wurde ein Mitarbeiterfrühstück veranstaltet, wo die aktuelle Auftragssituation besprochen wurde und der Geschäftsführer über allfällige Themen informierte. Ein wichtiger Informationsblock in diesem lockeren Beisammensein war der Status des ERP Projekts. Es informierte jedoch nicht der Geschäftsführer oder interne ERP Projektleiter. Die Key-User aus der jeweiligen Abteilung kamen zu Wort und berichteten über den Status Quo, die Schwierigkeiten, aber auch die geplanten Verbesserungen. Da diese Key-User näher an der Belegschaft sind und das operative Business am besten verstehen, sorgte dies für Vertrauen und nahm spürbar die Sorgen der Mitarbeiter.

  • Einmal pro Quartal wurde ein Testtag für alle Mitarbeiter organisiert, wo sich jeder Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut machen konnte, Fragen direkt an die Projektverantwortlichen richten konnte, aber auch weitere Verbesserungsvorschläge anbringen konnte. Anmerkung: natürlich war hier nicht immer das ganze Unternehmen eingeladen, sondern nur all jene Bereiche, in denen es in den vorigen Wochen Änderungen/Implementierung im neuen System gab. 

  • Ideenmanagement: da das ERP Projekt nicht als reines Softwareprojekt gesehen wurde, sondern vielmehr als Chance um sämtliche Abläufe im Unternehmen zu hinterfragen und zu optimieren, wurde eine eigene Taskforce gegründet, die Ideen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe von den Mitarbeitern sammeln, bewerten und zur Umsetzung bringen sollte.  Im Rahmen eines betrieblichen Ideenmanagements, waren die Mitarbeiter angehalten, sich aktiv einzubringen und Ideen einzureichen. Um die Mitarbeiter zur Einreichung von Ideen zu motivieren, wurden - sofern die Idee umgesetzt wird - Prämien ausgeschüttet und Hotelgutscheine, Thermengutscheine und sonstige Incentives vergeben. Innerhalb von 12 Monaten wurden so von der Belegschaft über 140 Ideen eingereicht. Von kleinen und einfachen Quick Wins bis hin zu großen und umfangreichen Themenblöcken. Besonders stolz war/ist der Geschäftsführer auf die Umsetzungsquote: im Laufe der Zeit konnten über 40% der Ideen tatsächlich umgesetzt werden.

Abschließend noch ein paar Informationen zum Unternehmen: mit rund 350 Mitarbeitern war/ist das Unternehmen ein klassisches, österreichisches KMU aus der Metallverarbeiteten Industrie. Der Produktionsbetrieb beschäftigt davon rund 250 Mitarbeiter im Produktionsbereich, rund 100 Mitarbeiter kümmern sich um den Vertrieb, das Projektmanagement und administrative Aufgaben im Unternehmen. Das neue ERP System ging nach einer Projektzeit von rund 9 Monaten live. 

Die Bedeutung von Change-Management in ERP-Projekten